Berdoalah Sambil Berusaha: Tutorial Pembuatan Data Kartu Identitas Dengan Mail Merge

Dalam postingan ini, saya akan menunjukkan cara membuat Data Kartu Identitas dengan Mail Merge di Microsoft Word 2007 dengan Database dari Microsoft Excel.

"Serupa Tapi Tak Sama" dengan postingan sebelumnya mengenai Mail Merge. Hanya saja di postingan kali ini kita akan menyisipkan foto. Saya akan membuat Kartu Identitas sebagai bahan percobaannya :D

Sediakan Foto Dalam Satu Folder

Import Design Kartu Identitas

       ► Masukan Gambar ke dalam Microsoft Word Insert > Picture > (Cari Gambar) dan Klik 

            Insert

Membuat Kolom Dengan Text Box

       1. Pada Menu Bar Insert

       2. Klik Text Box

       3. Pilih Draw Text Box

       4. Buat Kolom Sesuai Dengan Ukuran Yang Disediakan (Untuk Foto)

       5. Buat Kolom Dan Isikan Data, Sebagai Contoh Saya Membuat: Nama, Jabatan dan NIP

"Simpan File Microsoft Word Dalam Format Word 97-2003 Document"

Catatan: Dokumen Ms. Word dan Excel harus disimpan dalam format 97 - 2003 karena fitur IncludePicture yang akan digunakan pada Mail Merge gambar tidak bisa digunakan di Word 2007 dan 2010

- Buka Microsoft Excel -

Membuat Field Name

Buat Data Sebanyak Foto Yang Sudah Tersedia,

       1. Nama Pada Kolom Foto Harus Sama Dengan Foto JPG-nya

       2. Blok Semua Data, Lalu Klik Kanan Pilih Name a Range

       3. Isikan Name Range Sebagai Identitas Dan Klik Ok

"Simpan File Microsoft Excel Dalam Format Word 97-2003 Document"

Insert Database Table

       1. Pada Menu Bar Mailings
       2. Klik Start Mail Merge, Dan Pilih Directory
       3. Lalu Klik Select Recipients
       4. Pilih Database Identitas Yang Telah Dibuat, Lalu Open
       5. Selanjutnya Pilih Table Identitas dan Klik Ok

Insert Merge Field

       1. Blok Field Name Yang Tersedia Di Kolom
       2. Klik Insert Merge Field
       3. Dan Sesuaikan Dengan Field Name Yang Di Blok, Klik Nama

 "Lakukan juga pada Field Name berikutnya"

 

Insert Picture type "Link to File"

Klik Pada Kolom Foto Yang Telah Dibuat Dengan Text Box Sebelumnya, Lalu:

       1. Pada Menu Bar Insert 

       2. Klik Picture dan Pilih Fotonya
       3. Lalu Klik Anak Panah Kecil dan Pilih Link To File

Menampilkan Kode Field

- Tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan Kode Field -

Lalu Hapus nama file Foto. Pada tutorial ini, nama file adalah Adinda%20Rachmah.jpg Hasilnya adalah seperti gambar berikut:

 Pastikan posisi kursor masih berada di posisi nama file gambar (Adinda%20Rachmah) yang sudah dihapus. Kemudian pada Menu Bar Mailings, klik Insert Merge Field dan pilih Foto.

Tampilannya adalah seperti gambar berikut:

"Blok Teks “{MERGE FIELD Foto}.jpg” seperti contoh gambar berikut dan tekan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal"

Dan

"Pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, ketik IF TRUE seperti contoh berikut"

"Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field"

Hasilnya adalah seperti gambar berikut:

"Klik Preview Results Untuk Menampilkan Bagan Identitas. Klik Next Record Untuk Berpindah Antar Data/Record"
  

FINISH

Terimakasih, Selamat Mencoba

Untuk Melihat Hasil Kerjanya, Silahkan Klik Link Dibawah Ini dan Download
http://www.mediafire.com/?6jke0qtakdhy1
(File diatas berisi file Word, Excel + Foto)